Obowiązek wystawiania paragonów jest raczej powszechnie znany. Różnie oczywiście bywa z przestrzeganiem tego wymogu, ale chyba każdy przedsiębiorca wie, na czym polega wydawanie wspomnianych dokumentów. Czy jednak wszyscy podatnicy mają odpowiednią wiedzę na temat przechowywania kopii paragonów fiskalnych? Nie w każdym przypadku… W związku z tym, warto szczegółowo omówić to zagadnienie.

2 formy archiwizowania danych

Zacznijmy od kwestii podstawowej – na polskim rynku są dostępne kasy i drukarki fiskalne, które zapewniają 2 różne sposoby przechowywania kopii paragonów. Po pierwsze, urządzenie tradycyjne, zapisujące dane na drugiej rolce papieru termicznego. Po drugie, modele nowsze, które archiwizują kopię paragonów na karcie pamięci (SD lub microSD).

Co z tego wynika? Przede wszystkim to, że forma przechowywania dokumentacji będzie zawsze zależała od wyboru konkretnej kasy bądź drukarki. Przed podjęciem decyzji należy również zdawać sobie sprawę z jej konsekwencji.

Modele z kopią papierową

Urządzenia tego typu są dostępne na polskim rynku fiskalnym od dawna. Obecnie jednak oferowany przez nie sposób archiwizowania kopii paragonów uznaje się już za tradycyjny. Po prostu zadrukowują one dodatkową rolkę, co wymaga składowania dokumentów sporządzonych na papierze termicznym. Z tą formą przechowywania danych wiąże się również kilka kwestii, o których trzeba pamiętać. Kluczowe jest m.in. zadbanie o czytelność kopii paragonów. Aby stało się to faktem, warto stworzyć sterylne miejsce do gromadzenia dokumentów – suche, czyste, chłodne oraz bez dostępu dla światła słonecznego.

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na zakup urządzenia z kopią tradycyjną, powinien się także liczyć z większymi kosztami eksploatacji. Kasa lub drukarka tego typu zużywa bowiem jednorazowo 2 rolki papieru termicznego.

Modele z kopią elektroniczną

Takie kasy i drukarki funkcjonują w Polsce nieco krócej niż modele tradycyjne. Natomiast do archiwizowania kopii paragonów używają one modułów elektronicznych oraz kart pamięci – SD bądź micro SD. Nietrudno zgadnąć, że jest to zarówno nowoczesne, jak i praktyczne rozwiązanie technologiczne.

Funkcja elektronicznej kopii paragonów gwarantuje przede wszystkim automatyczne zapisywanie danych, co jest po prostu bardzo wygodne. Ponadto, dokumentację można w dowolnym momencie umieścić np. na pendrivie lub dysku twardym komputera, zwiększając tym samym jej bezpieczeństwo. No i wreszcie, za sprawą tego, że urządzenie używa tylko 1 rolki (do wydruku paragonów dla klientów), jego właściciel wydaje mniej na papier termiczny. Równocześnie jednak, modele z kopią elektroniczną są zazwyczaj nieco droższe od swoich „tradycyjnych” odpowiedników.

Na koniec warto jeszcze przywołać bardzo ważną zasadę. Mianowicie, kopię każdego paragonu trzeba archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wystawiony. Obowiązek ten dotyczy zarówno danych przechowywanych w formie elektronicznej, jak i zadrukowanych rolek.