Przepisy w sprawie wirtualnych kas fiskalnych zaczęły obowiązywać od 1 czerwca 2020 roku. Co ważne, mowa o 2 osobnych Rozporządzeniach Ministra Finansów. Jedno definiuje m.in. zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas mających postać oprogramowania oraz szeroko pojęte kwestie techniczne. Z kolei drugie określa szczegółowo, jakie działalności gospodarcze mogą korzystać z omawianego rozwiązania technologicznego. A skoro przepisy obowiązują już od niemal 3 miesięcy, warto je zaprezentować nieco szerzej.

A gdzie te kasy w postaci oprogramowania?

Na początku chcielibyśmy wyjaśnić jeszcze jedną kwestię. Mianowicie to, że w dzisiejszym wpisie w ogóle nie będziemy zajmowali się żadnymi „modelami” kas rejestrujących, które mają postać oprogramowania. Powód jest prosty – przez ostatnie 3 miesiące niewiele takich rozwiązań technologicznych zdążyło zadebiutować na polskim rynku fiskalnym. W przyszłości z pewnością pojawi się jeszcze okazja do zaprezentowania konkretnych kas wirtualnych. Dziś natomiast, zgodnie z zapowiedzią ze wstępu do niniejszego artykułu, zajmiemy się wyłącznie nowymi przepisami fiskalnymi.

Jak działa taka technologia sprzedaży i co jest niezbędne do jej stosowania?

Wirtualna kasa fiskalna, pisząc w pewnym uproszczeniu, jest oprogramowaniem (aplikacją), które zapewnia m.in. prowadzenie ewidencji sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych. Taki software nie może oczywiście funkcjonować w całkowitej próżni. Każdą wirtualną kasę fiskalną trzeba więc gdzieś zainstalować, np. na smartfonie bądź tablecie (modelach wskazanych przez producenta danej aplikacji). A na tym nie koniec…

Do wystawiania i wydawania papierowych paragonów niezbędna jest jeszcze zewnętrzna drukarka, która będzie współpracowała z całym rozwiązaniem technologicznym. Za pomocą takiego urządzenia będzie też trzeba emitować inne dokumenty, np. raporty okresowe miesięczne. Ponadto, warto pamiętać, że każda kasa rejestrująca w postaci oprogramowania musi przekazywać dane do Centralnego Repozytorium Kas (za pośrednictwem łącza internetowego, które jest wykorzystywane w firmie). Są to informacje dotyczące m.in. prowadzonej ewidencji sprzedaży oraz ewentualnych zmian stawek VAT.

Jakie firmy mogą korzystać z wirtualnych kas fiskalnych?

Ustawodawca zdecydował, że początkowo wirtualne urządzenia fiskalne będą dostępne wyłącznie dla wybranych grup przedsiębiorców. Szczegółową listę „wyróżnionych” podmiotów gospodarczych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Do omawianego katalogu trafiły m.in. usługi transportowe, przewozowe, hotelarskie oraz gastronomiczne.