Wydanie klientowi paragonu fiskalnego jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który musi korzystać z urządzenia rejestrującego sprzedaż. Przepisy definiujące tę kwestię znajdziemy zarówno w ustawie o VAT, jak i w Rozporządzeniu MF w sprawie kas (z 29 kwietnia 2019 roku). Nierzadko jednak dochodzi do sytuacji, w której urządzenie rejestrujące odmawia posłuszeństwa, np. na skutek uszkodzeń mechanicznych lub zalania cieczą. Czy przedsiębiorca musi wtedy wstrzymać obsługę klientów? Wszystko zależy od tego, czy posiada rezerwową kasę lub drukarkę fiskalną.

Jakiego typu kasę lub drukarkę wdrożyć?

Obecnie na rynku technologii sprzedaży dostępne są 2 rodzaje kas oraz drukarek fiskalnych. Pierwszą grupę stanowią urządzenia wyposażone w moduły elektronicznej kopii paragonów (typu offline). Natomiast do drugiej zalicza się tzw. modele online, czyli kasy i drukarki rejestrujące, które przekazują dane do Centralnego Repozytorium Kas (systemu teleinformatycznego MF). Co ważne, obydwa typy urządzeń mogą służyć przedsiębiorcom za rezerwowe technologie sprzedaży.

Wyjątek stanowi tutaj sytuacja, w której podatnik jest zobligowany do korzystania z kasy rejestrującej typu online. W tym przypadku chodzi oczywiście o konkretne grupy przedsiębiorców – określone szczegółowo w nowelizacji ustawy o VAT z 15 marca 2019 roku. Innymi słowy, jeżeli w danym typie działalności gospodarczej trzeba stosować urządzenie przesyłające informacje do serwerów CRK, zarówno podstawowa kasa lub drukarka, jak i technologia rezerwowa, musi posiadać taką funkcjonalność.

Kiedy zainstalować dodatkowe urządzenie rejestrujące?

W ostatnich latach często można było spotkać się z poradą, zgodnie z którą rezerwowe urządzenie fiskalne warto wdrożyć przy instalowaniu pierwszej kasy lub drukarki. Po pierwsze, już wtedy zabezpieczamy naszą działalność gospodarczą przed ewentualnymi przestojami w obsłudze klientów indywidualnych. Po drugie, instalacja pierwszej technologii sprzedaży w danej firmie jest częściowo refundowana z budżetu państwa. A konkretnie, można wtedy skorzystać z ulgi, która wynosi 90% wartości każdego z urządzeń, ale nie więcej niż 700 zł. W ten sposób da się więc zdecydowanie zmniejszyć koszty instalacji rezerwowej kasy lub drukarki.

Czy wspomniana porada jest aktualna? Tak, tylko istnieje jedno „ale”… Trzeba pamiętać o tym, że obecnie refundowane są wyłącznie modele typu online (łączące się z CRK). Jeżeli więc przedsiębiorca zdecyduje się np. na wdrożenie dwóch kas z kopią elektroniczną – podstawowej i rezerwowej – żadne z tych urządzeń nie będzie podlegało uldze.

Rezerwowa jak podstawowa, czyli obowiązki podatnika

Na koniec warto jeszcze przypomnieć, że korzystanie z rezerwowej kasy lub drukarki rejestrującej obliguje do wykonywania tych samych czynności, co w przypadku podstawowego urządzenia. Trzeba więc wtedy pamiętać nie tylko o wydawaniu paragonów, ale także m.in. o wykonywaniu raportów fiskalnych, zlecaniu przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata) oraz przechowywaniu książki serwisowej.

W pewnym uproszczeniu można więc napisać, że z punktu widzenia przepisów rezerwowa kasa lub drukarka to tak naprawdę „normalne” urządzenie rejestrujące. „Rezerwowość” takiej technologii sprzedaży wynika głównie z okoliczności, w których przedsiębiorca sięga po dodatkowy model.