Dotychczas pisaliśmy już o większości obowiązków, które towarzyszą użytkowaniu kasy rejestrującej. Prawidłowe prowadzenie ewidencji wiąże się jednak nie tylko z wystawianiem paragonów, przechowywaniem kopii tych dokumentów, zlecaniem przeglądów technicznych oraz wykonywaniem raportów dobowych i miesięcznych. Podatnik jest także zobligowany do posiadania książki serwisowej swojego urządzenia fiskalnego – przez cały okres stosowania danej kasy.

Dokumentacja dołączana do kasy fiskalnej

Książka serwisowa jest dołączana do konkretnego urządzenia rejestrującego w momencie zakupu. Powinna się ona znajdować w pudełku z kasą fiskalną. Na początku we wspomnianej dokumentacji będą zawarte podstawowe informacje na temat urządzenia oraz jego producenta. Później, m.in. po wykonaniu fiskalizacji, trafią tam również dane dotyczące podatnika i firmy odpowiedzialnej za serwisowanie kasy. Niemniej, nie są to jedyne informacje, które znajdują się w książce urządzenia rejestrującego. To właśnie tam serwisanci umieszczają wpisy na temat przeprowadzonych przeglądów technicznych (bądź innych interwencji).

Warto podkreślić, że książkę danej kasy fiskalnej trzeba udostępniać nie tylko osobie, która podejmuje się konserwacji urządzenia. Dokumentacja ta jest bowiem bardzo często sprawdzana podczas kontroli przeprowadzanej przez organy skarbowe. Urzędnicy zwracają szczególną uwagę zarówno na obecność książki serwisowej, jak i na poprawność znajdujących się w niej wpisów. Natomiast brak dokumentacji lub nieprawidłowe adnotacje kończą się dla podatnika wyjątkowo niekorzystnie…

Jak uzyskać duplikat książki serwisowej?

Z jakimi konsekwencjami powinien się liczyć podatnik, który utraci książkę serwisową swojego urządzenia fiskalnego? Niezależnie od okoliczności, brak tej dokumentacji grozi koniecznością zwrotu ulgi za zakup pierwszej kasy rejestrującej. Ponadto, urzędnicy skarbowi mogą wtedy podważyć prawidłowość prowadzonej ewidencji, zaś serwisant odmówi naprawy urządzenia bądź wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.

Na szczęści przedsiębiorca może się postarać o duplikat tak ważnej dokumentacji. W tym celu musi najpierw złożyć do Urzędu Skarbowego odpowiednie zawiadomienie, w którym poinformuje US o zaistniałej sytuacji. Następnie, wraz z kopią wspomnianego pisma, powinien się zgłosić do producenta kasy i złożyć wniosek o wydanie kopii książki serwisowej.